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餐飲管理系統的設計與優化

作者:未知

  摘要:飲食中心作為后勤部門的主要組成部分,肩負著學校師生每日的飲食安全的重任,食堂伙食工作關系到每個學生的切身利益,對它的服務質量、服務水平、服務態度等要求也越來越高,必須要緊跟時代發展的形勢,在部門的日常工作中引入信息化管理手段。
  關鍵詞: 餐飲管理系統;優化; 管理
  中圖分類號:TP393        文獻標識碼:A
  文章編號:1009-3044(2019)24-0098-02
  開放科學(資源服務)標識碼(OSID):
  Design and Optimization of Catering Management System
  ZHANG Guang-yong
  (Shandong University of Technology, Zibo 255049, China)
  Abstract:As the main component of the logistics department, the food center shoulders the responsibility of the daily diet safety of the school teachers and students. The canteen food work is related to the vital interests of each student, and the requirements for its service quality, service level and service attitude are also higher. The higher the rate, the more we must keep up with the situation of the times, and introduce information management methods in the daily work of the department.
  Key words:catering management system; optimization;  management
  近年來,隨著高校改革的不斷推進,高校后勤工作發生了巨大的變化。在后勤管理工作中逐步引入市場機制,使得高校后勤不論服務能力還是服務質量都得到了顯著提高,為我國高等教育事業的快速發展提供了有力支撐。
  飲食中心作為后勤部門的主要組成部分,肩負著學校師生每日的飲食安全的重任,食堂伙食工作關系到每個學生的切身利益,涉及學校和社會的穩定。學校以學生為本,學生的餐飲管理位居學校后勤管理之首。高校飲食中心作為高校日常聯系師生最緊密的部門,對它的服務質量、服務水平、服務態度等要求也越來越高,這就要求飲食中心管理部門必須要緊跟時代發展的形勢,順應形勢的發展,在部門的日常工作中引入信息化管理手段更是具有必要性。
  1 餐飲管理的現狀及分析
  飲食服務中心伙食材料提報系統的運行,將原有的通過電話、報表報送伙食材料計劃的方式通過管理系統完全替代,大大提高了各餐廳、部門提報計劃的效率,同時,對供貨單位進行評價,通過數據分析,為后期供貨單位的考評提供了數據參考。目前,飲食服務中心倉儲、物流現有系統相互獨立,數據不能共享,造成業務處理上流程不能相互銜接,數據重復錄入,工作效率低下。同時,高校餐飲管理還存在著其他一些問題:
  1.1 原材料采購信息不透明、不規范
  高校后勤采購人員對采購工作缺乏有效的信息溝通和監督制衡,高校食堂規模大,物資采購數量多、品類多,同時,采購中心人員少,工作任務重。蔬菜類、蛋禽類等原材料隨季節、天氣等因素價格波動大,不確定因素多。雖在管理制度、管理方式等方面做出了很多限制,但還缺乏強有力的監督和制約機制,無法保障采購工作更加透明和規范,采購黑洞難以從根本上解決。
  1.2 倉庫庫存管理不規范
  倉庫原材料種類多、數量大,進庫、出庫數據不準確,容易造成倉庫管理混亂,賬實不符,導致庫存的不確定以及成本核算的不準確。
  1.3 成本難以準確核算
  食堂每日采購的原材料,每日實際消耗的原材料,最終制成食品出售,沒有嚴格的成本計算方法,伙食成本核算不準確,難以準確定價、正確計算收入和成本。
  1.4 餐飲管理模式落后
  隨著高校飲食中心餐飲規模的逐步擴大,采購數量逐步增多,餐飲管理隊伍人員數量多、文化層次參差不齊,人員流動性高,使得高校餐飲管理難度越來越大。通過調研發現,很多學校不論是在伙食材料的采購環節還是倉儲、制作等環節,依然采用最傳統的手工登記、核對的方式,管理方式落后,效率低下,錯誤率高。同時,信息沒有得到有效傳遞,信息的準確性、實時性差。倉庫管理、成本核算不準確,無法為餐飲管理部門提供可靠的成本分析數據。
  基于以上原因,通過構建餐飲管理系統,將餐飲管理部門管理工作的各個環節利用信息化手段,優化業務流程,簡化操作步驟,幫助餐飲部門解決計劃提報、物資釆購、倉儲管理、成本核算等問題,從而達到提高餐飲部門管理水平、改進管理效率的目的。
  2 設計餐飲管理系統的意義
  通過設計實現餐飲管理系統,實現真正解決高校餐飲管理存在的問題。
  2.1 規范伙食材料采購過程
  原材料采購規范化,各食堂通過每日的計劃提報,匯總計算出各類物資所需數量,及時提報給采購部門,采購部門根據清單分配給各供貨商送貨,倉儲部門、凈菜部門等人員及時更新原材料單價,使得原材料采購過程實現規范化管理。提高采購計劃的準確性、及時性和規范性。餐飲管理系統使用后,由于相關人員通過餐飲管理系統查詢采購數據,按日生成的價格曲線使得原材料的價格一目了然。   2.2 規范倉庫庫存管理
  高校餐飲規模大且存在多個校區的情況,校園內存在多個食堂倉庫。各個倉庫的信息不共享、不對稱,信息交換采用電話溝通或實地查看,效率低下。同時,餐飲服務過程中所需的原材料種類多、數量大,每日進貨、出貨次數多,紙質記錄不及時,不能實時反映庫存的真實數量。通過建立原料庫臺賬,實行統一編碼,確定安全庫存,實施庫存規范管理。定時對倉庫進行盤點,設定安全庫存,實現庫存預警,主動對接,確保庫存合理。通過優化采購入庫、出庫流程,規范出入庫管理。
  2.3 規范成本核算
  食堂每日采購的原材料通過計劃提報進行申報,經過凈菜、凈肉車間按一定損耗率產生實際使用的原材料,各環節將價格實時錄入系統中,核算出原材料的實際使用單價。結合倉儲部門出貨量,計算出食堂每日餐飲制作成本,幫助管理者及時發現經營過程中出現的問題。
  2.4 改進餐飲管理模式,優化管理流程
  通過使用該管理系統,對各部門工作流程進行梳理和優化,將各類數據通過系統及時更新,加強各部門的相互協調配合,避免因信息的不同步帶來的管理難題,以信息化科技手段促使傳統餐飲管理進行流程再造,幫助餐飲部門加強管理和控制,提升動態成本的控制能力,降低運營風險。
  3 餐飲管理系統的優化設計
  通過餐飲管理系統的建設,完成飲食服務中心伙食材料從提報計劃、采購分配、倉儲驗收、部門領用、賬目結算等業務流程的信息化和規范化。
  餐飲管理系統主要包括計劃提報、訂單管理、凈菜管理、采購管理、送貨管理、倉庫管理、食堂管理、資產管理、統計分析、系統配置十大業務模塊,累計313個功能。
  根據餐飲管理系統中的各項功能、各類報表,針對一線保管員、驗收員的實際使用情況,做了大量優化和完善。
  3.1 標準方面
  系統包含21個大類,1700多個小類,采用更加科學的子類命名方式,例如將大米1、大米2、大米3統一改為大米,然后依據不同的單價做區分,為后續的數據統計分析提供了良好的數據基礎,從而使得管理更加規范化。
  3.2 數據方面
  在系統的日常使用中,針對計劃提報等常用操作,做了大量數據優化,減少一線員工的重復錄入工作。數據從提報計劃、供貨商分配、送貨驗收、入庫領用、匯總統計等業務流程中僅需錄入一次,加強了各業務的數據共享,提高了數據利用率,增強了各部門的合作意識。
  3.3 使用方面
  系統為了提高數據的準確性和易用性,做了大量改進與優化。針對品類名稱,采用首字母搜索方式,使得查找品類更快捷。針對供貨商,同樣采取送貨人首字母的搜索方式,查找供貨商更加方便。各類數量、單價的具體數值根據業務邏輯采用預置初始值的方式,而不是重新錄入,此項改進可以大量減少重復操作,并在一定程度上提高了數據的準確率。例如收貨單的數量是依據提報計劃的數量;驗收入庫(領用)的數量是依據實收數量;驗收入庫單價是依據實收單價;核算組領用材料出庫數量是依據申請數量,等等。
  3.4 其他功能
  統計分析模塊的價格趨勢、分類比率和基礎分類比率為中心管理經營提供了形象易懂的曲線圖、餅圖,供貨商評價、供貨商對比,可以為中心確定采購對象提供歷史數據參考。
  系統提供打印報表功能,同時支持導出Excel格式文件,為財務部門、倉庫、凈菜車間、食堂等提供在線報表服務。
  4 總結
  本文以山東理工大學飲食服務中心為例,分析了高校餐飲管理存在的問題,以及通過設計餐飲管理系統,優化業務流程、加強操作規范等措施,實現了飲食服務中心餐飲管理標準化。實現了飲食計劃提報系統、物流管理系統的數據共享與流轉,提高了倉儲、物流等部門的工作效率,增強了飲食服務中心管理效率和服務水平,為中心信息化工作奠定了基礎。
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  【通聯編輯:代影】
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